公司秘書這一職位，雖然名稱中有「秘書」，但事實上，公司秘書職責遠超一般的行政工作。為什麼這麼說？因為作為企業合規的把關者，公司秘書不僅負責處理各種法定文件和行政工作，還在公司運營的各個層面扮演關鍵角色。下面，讓我們一起來看看公司秘書職責具體涵蓋了哪些方面？公司秘書自己做可以嗎？如果企業不聘請公司秘書會有什麼後果？
什麼是公司秘書？
在香港，公司秘書（Company Secretary，Com Sec）是一個法定職位，負責確保公司遵守法律及監管要求，協助董事會有效運作，是公司合規管理中不可或缺的一環！值得一提的是，公司秘書並不等同於我們常聯想到的私人秘書，他們的職責範疇更廣泛且更具專業性。
公司秘書職責是什麼？
公司秘書職責涵蓋了法律、行政和合規性等各個層面。公司秘書可以說是公司在法律文件上的法定代表，不僅需要與律師、審計師和政府監管機構（如公司註冊處、稅務局及證監會）緊密合作，還要確保公司所有行政和合規事宜得到妥善處理！
簡單來講，公司秘書職責包括：
- 呈報公司年度申報表（如NAR1表格）及處理股份轉讓
- 維護法定記錄（如董事和股東名冊以及年度賬目）
- 組織和記錄董事會及股東大會
- 辦理公司名稱或註冊地址變更
- 任命、更改或罷免董事等。
- 確保公司符合法規，並與律師、審計師和政府監管保持密切聯繫。
隨著香港政府對公司治理要求的提升，香港公司秘書職責也變得更為複雜。如果企業有一位專業的公司秘書，企業高管便可以將更多的精力集中於業務發展和策略制定上，從而提高公司運營效率及估值。
公司沒有人負責公司秘書職責會有什麼後果？
首先說明一點，如果公司在註冊前沒有委任公司秘書，那麼公司就不能成立！《香港公司條例》還規定了本地有股本公司、擔保有限公司及已註冊的非香港公司都需在規定時間內提交周年申報表，若逾期提交周年申報表，將需支付更高的登記費用。若公司未能如期提交或根本未提交周年申報表，該公司及其每位責任人都可能面臨檢控，並且在定罪後可被處以失責罰款！
以下表格為逾期提交周年申報表的費用參考，具體請到公司註冊處查看有關詳情：
交付日期 | 有股本的本地私人公司 | 有股本的本地公眾公司 | 擔保有限公司 | 註冊非香港公司 |
如在公司的申報表日期*後的42日內 | 105港元 | 140港元 | 105港元 | 180港元 |
如在公司的申報表日期*後超過42日但不超過3個月 | 870港元 | 1,200港元 | 870港元 | 1,200港元 |
如在公司的申報表日期*後超過3個月但不超過6個月 | 1,740港元 | 2,400港元 | 1,740港元 | 2,400港元 |
如在公司的申報表日期*後超過6個月但不超過9個月 | 2,610港元 | 3,600港元 | 2,610港元 | 3,600港元 |
如在公司的申報表日期*後超過9個月 | 3,480港元 | 4,800港元 | 3,480港元 | 4,800港元 |
註 : 在《前身條例》（即在《公司條例》第32章生效前適用的規定）下，本地有股本公司和擔保有限公司需根據第107條提交周年申報表，申報表日期為公司周年大會日期，或是以書面決議代替周年大會的日期。擔保有限公司每年提交申報表時，需支付港幣105元的基本登記費。
此外，若董事未能履行其職責，備存計保留符合《公司條例》第373(2)及(3)條規定的會計記錄或未能確保財務報表按時提交至周年大會審議，則可能面臨最高罰款港幣300,000元及監禁一年的刑罰。（資訊來源與破產管理署關於公司強制清盤案簡介）
公司秘書自己做好，還是外聘專業秘書公司服務好？
有些公司在業務起步階段，可能會選擇由老闆或董事會成員兼任公司秘書以節省成本。但根據香港公司條例規定，公司內必須至少有一名董事（該董事不可兼任公司秘書）。因此只有在公司有多於一名董事的情況下，才可由其中一位董事擔任公司秘書，並且該公司秘書必須常駐於香港。這意味著，若公司只有一名董事，就必須外聘公司秘書服務！
雖然外聘專業秘書公司需要支付一定的費用，但對於中小企業而言，這些費用往往是可控的！相比起招聘全職秘書和內部管理相關職能的成本，外聘公司秘書服務通常能給企業提供更具成本效益的解決方案。畢竟這些外聘秘書公司都擁有專業的團隊和豐富的行業經驗，非常了解公司秘書職責，能夠確保公司符合最新的法律和規範要求，並及時處理公司秘書相關事宜。此外，外聘秘書服務也能夠大大減少公司內部管理負擔，避免因內部人員流動或專業知識不足而造成的風險。因此，如果您希望公司運營符合法規要求，外聘專業秘書公司無疑是一個更具優勢的選擇。
公司秘書邊家好？
如果您正在尋找專業、可靠的公司秘書服務，香港OneSec秘書公司是您理想的選擇。OneSEC秘書公司擁有多年專業服務經驗，熟悉香港《公司條例》的各項要求，能夠讓您的公司完全符合所有法規規定。
OneSEC秘書公司能為公司提供全面的公司秘書服務，涵蓋公司運營的各個方面。OneSEC秘書公司服務包括預備及呈交法定文件，準備周年大會通知書及會議記錄。此外，OneSEC還提供董事及秘書資料的任免或更改服務、公司註冊地址變更、發行現有股本、股份轉讓、公司名稱變更等專業公司秘書服務。如若公司需要①公司註銷及暫停活動申請；②有關公司清盤及破產的專業建議；③申請《稅務條例》第88條所豁免的慈善團體；④開設銀行賬戶；⑤業務性質變更；⑥取消Business Registration (BR) Certificate或分行登記證；⑦申請TVP (Technology Voucher Programme)、BUD Fund等政府資助基金，香港OneSEC秘書公司都可助您一臂之力！
公司秘書職責範圍廣泛，對企業的順利運營至關重要。無論是內部管理還是外部合規，公司秘書都是企業長遠發展的重要基石。所以，選擇一家專業秘書服務公司，不僅能幫助企業有效應對複雜的法規要求，還能促進企業的穩健發展！
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公司秘書常見問題
根據《香港法例》（公司條例第622章474條）規定明確規定，所有有限公司必須委任一位公司秘書，因此，公司秘書乃法定職位。
不可以。根據《公司條例第622章第475(2)及(3)條》規定，公司的唯一董事不得兼任公司秘書，若私人公司僅有一名董事，該公司的秘書也不得是一個由同一董事作為唯一董事的法人團體。此規定旨在保持公司治理的透明性和獨立性，確保公司秘書職能由不同的個人或實體來執行，以避免潛在的利益衝突。
